Quy tắc HouRenSou là các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả được người Nhật áp dụng để hiệu suất làm việc hiệu quả giữa các nhân viên.

• Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報告): có nghĩa là báo cáo.
• Ren (連) là viết tắt của Renraku (連絡): có nghĩa là liên lạc.
• Sou (相) là viết tắt của Soudan (相談): có nghĩa là bàn bạc.

Hiểu đơn giản theo ngôn ngữ thì Hourensou là: Báo cáo – Liên Lạc – Bàn Bạc. Đến đây, ta sẽ thấy quy tắc này vô cùng dễ hiểu bởi khi làm việc nhóm với nhau thì 3 yếu tố trên phải là điều tất yếu. Nhưng trên thực tế, không phải team nào có thể áp dụng được HouRenSou hiệu quả. Lý do có thể là các team chưa hiểu đúng về HouRenSou cũng như cách áp dụng nó. Vậy thì hãy ấn vào từng ảnh để hiểu rõ hơn về quy tắc làm việc nhóm này nhé!

a. Báo cáo (Houkoku – 報告)

Cách làm việc nhóm của các kỹ sư người Nhật (hay người nước ngoài) và người Việt Nam có chút khác biệt nhỏ. Khi nhóm trưởng được nhận một task lớn và sau đó sẽ chia những task nhỏ cho toàn bộ thành viên trong nhóm để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ lớn nhất.

Kỹ sư người Việt khi làm nhiệm vụ gặp những vấn đề khó khăn, nhất là những vấn đề liên quan đến kỹ thuật thường họ có xu hướng cố gắng xử lý một mình. Đây là một nỗ lực không xấu, nhưng nó có thể đem đến rủi ro. Khi đã tốn khá nhiều effort mà họ vẫn chưa giải quyết được, đến sát deadline vẫn chưa thể hoàn thành và sẽ ảnh hưởng đến quá trình hoàn thành task chung của cả team. Vậy nên, khi gặp một vấn đề khó khăn cần giải quyết, các kỹ sư có thể áp dụng Hou như sau:

• Ngay lập tức báo cáo cho người lãnh đạo có quan hệ gần nhất (trong nhóm thì trực tiếp lãnh đạo là nhóm trưởng).
• Báo cáo ngắn gọn tình huống đang gặp phải, tình trạng của vấn đề.
• Hướng giải quyết vấn đề đang gặp phải: đang xử lý như thế nào, xử lý đến đâu… Nếu có nhiều hướng giải quyết thì báo cáo lại để cấp trên lựa chọn hướng giải quyết tốt nhất, và cả nhóm sẽ theo hướng giải quyết đó.

Ví dụ được lấy từ câu chuyện gia đình: Khi hôm nay vợ bạn có việc và vợ (lúc này giống như vai trò leader của gia đình) muốn bạn giúp cô ấy trông con. Bạn là một “Junior Daddy” nên chưa có nhiều kinh nghiệm hay kỹ năng, nên khi con bạn khóc quấy bạn đã loay hoay đủ cách mà mình nghĩ ra mà không hiệu quả. Nhưng bạn cũng không dám hỏi vợ cách giải quyết và cố gắng xử lý vấn đề này rất lâu mà còn bạn vẫn chưa nín khóc.

→ Vậy cách làm đúng của “Junior Daddy” khi áp dụng Hou là báo cáo ngay với Leader vợ.

b. Liên lạc (Renraku – 連絡)

Thông thường khi bạn gặp vấn đề, bên cạnh việc báo cáo với leader trực tiếp của bạn, bạn cũng phải liên lạc với các bên liên quan để họ cũng nắm được tình hình công việc đang làm của bạn.

Ở ví dụ trên, khi bạn báo cáo với Leader vợ tình hình con quấy khóc, bạn còn cần báo cho những ông bạn của bạn rằng: con bạn quấy khóc, bạn chưa dỗ được và có thể không vào kịp giờ chơi LOL của cả team.

Thường việc liên lạc ở đây có nội dung tương tự với việc báo cáo. Nếu trong quá trình giải quyết vấn đề, việc liên lạc cá nhân giữa 2 người (liên lạc 1-1) và giữa cá nhân với những người khác trong nhóm (1-n), có thể là những trao đổi với những nội dung chi tiết hơn.

c. Bàn bạc (Soudan – 相談)

Khi đã báo cáo tình huống, liên lạc với các bên liên quan, vấn đề chưa được giải quyết, hay chưa có cách giải quyết ổn thỏa, cả nhóm lúc này sẽ họp nhau lại, trực tiếp bàn bạc và đưa ra phương án tốt nhất để giải quyết vấn đề, và tiếp tục hoàn thành công việc chung.

Quay lại với ví dụ dỗ con của Junior Daddy. Khi bạn đã báo cáo tình hình cụ thể, những vấn đề mà bạn gặp phải trong quá trình dỗ con cho Leader Vợ, cô ấy sẽ đưa ra những giải pháp mà cô ấy thường làm để dỗ con và bạn có thể áp dụng thử. Quá trình này có thể cần bàn bạc kỹ vì nó phụ thuộc vào cả tâm trạng không ổn định của một baby hờn dỗi.

Trên thực tế, không phải lúc nào ta cũng áp dụng 1 cách cứng nhắc 3 yêu tố Báo cáo - Liên lạc - Bàn bạc. Trong quá trình bạn đưa ra vấn đề với Leader, bạn và họ sẽ bàn bạc, trao đổi và đã có luôn giải pháp, không cần phải liên hệ với nhiều bên. Và có thể ngay trong khi báo cáo, bạn đã đồng thời cho các bên liên quan biết qua báo cáo của bạn với nhóm trưởng, vô hình chung bạn đã liên lạc với những người đồng đội của bạn trong nhóm.

Quy tắc này đưa ra nhằm nhắc nhở các thành viên trong quá trình làm việc team, chúng ta luôn cần giữ tinh thần giao tiếp và trao đổi cùng nhau để cùng đi đến một kết quả chung tốt nhất. HouRenSou cũng vô cùng hữu ích khi bạn dùng chính nó trong chính những mối quan hệ của mình ngoài cuộc sống đúng không nào?! Có thể sau khi hiểu về ý nghĩa của HouRenSou, Junior Daddy sẽ nhanh chóng thành Senior Daddy và còn là người chồng xịn trong mắt vợ!

‍